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研究者・院生のスケジュール管理

1 :Nanashi_et_al.:2007/01/31(水) 23:25:34
スケジュール管理って案外難しいよね

2 :Nanashi_et_al.:2007/01/31(水) 23:27:19
2

3 :Nanashi_et_al.:2007/01/31(水) 23:38:52
今のの時代短期間である程度アウトプットを出さなければならないし、
研究の世界にも「限られた時間の中で最大のアウトプット」という原則が
求められてきている

そう考えると「論文に締め切りなし」ともいってもいられない。
(卒論修論D論には締め切りあるけど)
予算の中間報告や成果報告に充分間に合うようにしなければならない。
そういうことで、研究にも「ある程度のスケジュール管理」が必要である。

しかし、そもそも研究というのはスケジュール管理という概念とは
相性が悪いのも事実である。そして、第一面倒だ。

俺も俺なりにスケジュール管理をしているが何か楽な方法ないかなー?


4 :Nanashi_et_al.:2007/01/31(水) 23:40:09
僕みたいな研究職のスケジュールは、「○月○日、○時○分 に〜をする」
という管理方式では(雑用の処理を除いて)殆ど対応できない。

しかしながら、(考えるのもあほらしくなるぐらい様々なソフトを試してみたが)
現在のスケジュール管理方式は「○月○日、○時○分 に〜をする」
を決めてそれに簡単なメモをつけていくという方式が主流である。

我々の場合、期限というのは

1)研究プロジェクトの引き際
2)研究の準備段階、あるいは纏める作業の作業工程の大雑把な見通し
3)雑用の締め切り、出張の日程、会議日程

の3つの意味があるが、「○月○日、○時○分 に〜をする」という
発想でいくと、確かに”3)”は効率よくいく。
しかし、”2)”ですら不確定要素が入りすぎて
「○月○日、○時○分 に〜をする」では対応が出来ない。


そこで『ピラミッド型の思考にあったツール』つまり

『先ずは思いついたことを思いつくままに書いく』
=(A)⇒『ある程度それが溜まったらそれを『目的(+補足情報)→目標(+補足情報)→小目標(+補足情報)』』といった形に階層化していく。
=(B)⇒研究目標にはそれにおおまかな期限(引き際ともいう)を入れていく
=(C)⇒作業には大まかな作業工程を入れる。

という流れで、スケジュール管理が出来るツールがほしいのだが…。

5 :Nanashi_et_al.:2007/01/31(水) 23:55:37
現在はさっきの『ピラミッド型の思考』、つまり
『先ずは思いついたことを思いつくままに書いく』
=(A)⇒『ある程度それが溜まったらそれを『目的(+補足情報)→目標(+補足情報)→小目標(+補足情報)』』といった形に階層化していく。
=(B)⇒研究目標にはそれにおおまかな期限(引き際ともいう)を入れていく
=(C)⇒作業には大まかな作業工程を入れる。

は研究計画の基本的な流れ、つまり

現状を分析する
=(a)⇒Xを明らかにするという問題を設定する
=(b)⇒Xを明らか何が必要なのかを整理する
=(c)⇒それを具体的な作業におとしていく。

とよくあっている。

同僚とはなしていると、確かに”=(a)⇒”の部分つまり、現状分析から問題設定までのもっていきかた
にはそれぞれいろんな考え方があって、僕みたいに
『とりあえず、(いいかげんな思いつきや思い込みがはいってもいいから)
頭の中にあるものを書き出してあとで整理しながら修正する』という人もいれば
『最初から階層構造を考えてそれに肉付けする』という人もいるが、
それは人しだいで、おそらくその間には優劣はないだろう。

6 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 00:01:48
優劣がつく部分には研究資金や才能などといったどうしようもないレベルのものが
大きいというのも確かにある。しかしそれを論じていてもしょうがない。
そこで、優劣がつき、かつ短時間で解消可能な話のうち、

どうやって効率的にスケジュールをたて
どうやって不測の事態に対応し
どうやって(目的達成を含む)『限られた制約の中で』を実現するか

に絞って議論しようではないか。
(研究計画の基本的な流れについて異論のある人も歓迎)


7 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 00:32:36
先ほど研究とスケジュール管理が根本的に相容れないといったその根本とは第一に

目的はともかくとして目標、小目標の中にはその達成に対して
『運』というしかないようなファクターが全てを決め兼ねないものがある

ということであろう。しかし、『運がよければ』というレベルを完全に切ってしまってはよい研究は出来ない
なぜなら、『運というしかないようなファクター』が全てを握っている要素
というのは、須らく『成功条件が未解明』であり、『成功条件が未解明』なものを
『再現可能』にするのが研究者(特に実験家)の仕事だからだ。
言い方を変えれば研究の成功というのは『運としかいいようのないもの』を
『誰でも出来るようになるもの』ということである。

スケジュール管理を『○月○日、○時○分 に〜 を』という発想でしてはだめなのは

・目的を小目標に分けてもそれが達成されるとも限らない。
・小目標に分けて期限(引き際)を意識する必要はある。
・遅れが2〜3日の精度で出来る”作業”というものもある
・見当違いなところで大逆転の可能性がある

もちろん、『今日行う実験』がなんなのかが曖昧では何も出来るはずがないが…。


8 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 00:40:58
『○月○日、○時○分 に〜 を』という発想が、不確定要素の多い仕事において馬鹿馬鹿しい
ことを分かりやすくせつめいするためにたとえ話をしよう。

『運』といえば恋愛だが、恋愛にスケジュールを持ち込むことには、
おそらく大半の人間が納得しないだろう。しかし、(俺は結婚しない派だが)多くの人は35までには結婚したいと考える。
よい結婚の前提には恋愛があるり、「○月○日、○時○分 に彼女を見つける」
なんていうことを考えることはナンセンスだが、35歳までに結婚したいなら
遅くても35歳の誕生日までには結婚する相手を決めなければならない。

逆に、結婚したければ、体重を減らし、定職につきといったことが必要だと
普通は考え、35歳の誕生日までには結婚するにはそれまでにそれを終えなければならなくて
年齢制限などを考えるとその達成期限はおおまかにきまってくる。それを意識しないのはばかげている。
しかし、そういうことをしなくてもなくても奇特ないい相手みつかるかもしれない。

9 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 01:13:52
さらに、日程管理を期限という観点からみたときにもそれがあるていどぼやけていて
だいたいは約束どおりにはいかない。3日おくれで結果が出たなら優秀というのがこの世界
の”常識”である。(だからなんでも締め切りはエクステンドされる)

期限を具体的な日時にしろといったときにも少なくとも

努力期限:ある程度マージンを見込んだ期限
事務的期限:事務てきな締め切り
許容期限:おそらく許してもらえるだろう期限

の3つを考えておかなければならない。

そして、最悪のシナリオだとか、次の研究のためには
こういうことが必要ということ(目的事態がより大きな目的へのステップ)
も考えておく必要がある(これは厳密には失敗とか流用となるので、公にはいえない話だが)
そう考えると、知る限りの既存のツールでは効率的な対応が出来ない。

10 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 01:18:24
現在は>>5 の『ピラミッド型の思考』の流れで
現在私はメモ帳をつかってを作りそれに検索機能を
組み合わせることでスケジュールの管理を行っている。

最初の立案段階では、このやり方は強く、考えるという段ではとてもよい。
途中で何らかのデータの要約(例えば重要パラメータの抜粋や重要なファイルの移動)
をつけられるので、ある程度の時間まではとても便利である。

しかし視覚化という点で難がある
先ず日程を視覚化するという段になると面倒である。
また、同時並行でいくつかのプロジェクトをやるようになると
それら同士の関係、具体的には共通する作業や
『プロジェクトAをやるには条件が悪いがBをやるならうってつけ』
といったことを見やすく出来ない。

11 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 02:26:31
半期に1度ぐらいのペースでExcelで予定表を作ってるよ。
縦軸は月(month)、横軸は研究対象と主な行事。
研究対象の方は仕事の内容を大きなテーマごとに分けて、
何月に何をするか段取りを決める。
主な行事の方は国際会議などの発表予定(投稿締切、カメラレディ原稿締切、開催期間)や
自分が主催するセミナーなどの行事の段取りを書く。
いつごろまでに何をするかを大雑把に決めるのにそこそこ役立ってる。

細かいことは共同研究者との定例ミーティングのときに
進捗状況の報告と合わせて今後の予定(直近の課題)を示すことにしている。

締切ドリブンな性格なので
投稿締切などが延びたりすると予定全体が後ろにズレる罠w

12 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 02:36:57
>>11
なるほど…。

>研究対象の方は仕事の内容を大きなテーマごとに分けて、
>何月に何をするか段取りを決める。

というのはだいたい同じで

>主な行事の方は国際会議などの発表予定(投稿締切、カメラレディ原稿締切、開催期間)や
>自分が主催するセミナーなどの行事の段取りを書く。

も大体同じだ。

>投稿締切などが延びたりすると予定全体が後ろにズレる罠

もだいたいおなじ。

おそらく相違点は、どうやってそれを管理するかの違いだろうが…。

>縦軸は月(month)、横軸は研究対象と主な行事。

というのは、なんというのか、曖昧で大雑把なところから
徐々に精度を上げていくタイプの俺には難しそうだなー。








13 :1:2007/02/01(木) 02:46:00
だらだらと書きすぎたんで、コテをつけた上で整理しよう。
俺は科学というか理科っぽいことがすきなんだけど
どうも論理的に物事を考えるのが苦手で、
将来は藤原正彦のようなエッセイストになりそうだよ。

なんというのか、論理的であることが
求められる世界だから最終的には論理的な形に
まとめるけど、俺の思考って結構つれ『づれなるままに』だからなー。

正直向いてないのかもしれん。

14 :1〜10のまとめ1:2007/02/01(木) 02:51:20
■研究計画の必要性
今のの時代短期間である程度アウトプットを出さなければならないし、
研究の世界にも「限られた時間の中で最大のアウトプット」という原則が
求められてきている 。


■研究計画とは

・研究計画の流れ

現状を分析する
=(a)⇒Xを明らかにするという問題を設定する
=(b)⇒Xを明らか何が必要なのかを整理する
=(c)⇒それを具体的な作業におとしていく。

これをピラミッド型の計画法ということにしよう。


・研究の要素計画の要素

目的:何を解明しようとするのか?
目標:目的の達成には大雑把にどういうことをする必要があるのか?
小目標(L1〜L3ぐらいまで):目標の達成には何をする必要があるのか
作業:目標、小目標の中で、特に具体的で、よほどのことがなければ失敗しないこと。
目的、目標、小目標達達成のために必要なルーチンワーク
補足情報:補足説明、データ、情報、パラメータの抜粋、(あるいがそれらへのリンク)、小目標に類するがあえて階層化にするまでもないこと 等のメモ

15 :1〜10のまとめ2:2007/02/01(木) 02:52:43
■期限の分類

・内容面での分類
1)研究プロジェクトの引き際(引際)
2)研究の準備段階、あるいは纏める作業の作業工程の大雑把な見通し(工程)
3)雑用の締め切り、出張の日程、会議日程(日程)

・形式面からでの分類

A)努力期限(1,2):ある程度マージンを見込んだ期限(努)
B)事務的期限:事務てきな締め切り (事務)
C)許容期限:おそらく許してもらえるだろう限界の日付(許容)

■目標の分類

・正規目標:正規の目的を論理的に作業工程化する過程で得た目標(正)
・妥協点:ここまですれば許してもらえるだろうという最悪のシナリオを考えた上での、目標(妥)
・裏目標:さまざまなしがらみからBをしなければならない、あるいはAという計画はまずい。
しかし本当はAをしたい。しかし表立ってAをするわけにはいかない。だけど…。(裏)
・飛び込み目標:偶然の要素(突然の閃き、新情報、意外な実験データ 等)から急遽『これをやろう』と
考えたこと。(飛)

16 :1〜10のまとめ3:2007/02/01(木) 02:54:57
■研究計画のポイント
どうやって効率的にスケジュールをたて
どうやって不測の事態に対応し
どうやって(目的達成を含む)『限られた制約の中で』を実現するか
どうやって不確定要素をスケジュールの中に割り振るか

注)”(4)”の補足
工程の中に『運』というしかないようなファクターが全てを決め兼ねないものがある。
『運というしかないようなファクター』が全てを握っている要素
というのは、須らく『成功条件が未解明』であり、『成功条件が未解明』なものを
『再現可能』にするのが研究者(特に実験家)の仕事だから、これが入ることは避けられないし避けてはいけない。
言い方を変えれば研究の成功というのは『運としかいいようのないもの』を
『誰でも出来るようになるもの』ということである。


■よくあるスケジュールの傾向とその問題点
現在のスケジュール管理方式は「○月○日、○時○分 に〜をする」
を決めてそれに簡単なメモをつけていくという方式が主流。
しかしこれでは以下の問題に対応しづらい

(1)ピラミッド型の思考に対応しづらい。
我々は日程ありきではなく、やりたいこと⇒やるべきこと⇒やれること
の流れで考える。

(2)研究をスケジュール化する上での難所に対応できない
・目的を小目標に分けてもそれが達成されるとも限らない。
・小目標に分けて期限(引き際)を意識する必要はある。
・遅れが2〜3日の精度で出来る”作業”というものもある
・見当違いなところで大逆転の可能性がある


17 :1〜10のまとめ4:2007/02/01(木) 02:57:05
■現在の計画、計画の管理(修正方法を含む)方法
・メモ帳(Notepad)を使用
・下記の流れ作成

     =記=
『先ずは思いついたことを思いつくままに書いく』
=(A)⇒『ある程度それが溜まったらそれを『目的(+補足情報)→目標(+補足情報)→小目標(+補足情報)』』といった形に階層化していく。
=(B)⇒研究目標にはそれにおおまかな期限(引き際ともいう)を入れていく
=(C)⇒作業には大まかな作業工程を入れる。

もちろん、流れは直線的ではなく、整理の途中では『研究目標』と『具体的な作業』が
混然一体のことがおおく実際にはそれぞれの段階を往復しながら計画を立てる。



・問題点
(1)視認性が悪い
 ・日程を視覚化するという段になると面倒である。
 (いちいちカレンダーに写す必要があり移す過程でミスが生じやすい、さらに修正の段にたつと…。)
 ・同時並行の作業に弱い
 (プロジェクト同士の関係、具体的には共通する作業や 『プロジェクトAをやるには条件が悪いがBをやるならうってつけ』
 といったことを見やすく出来ない。)
(2)検索、整理がしにくい
 ・この計画どこに書いたっけ?
 (Windowsの検索は案外便利<http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se301488.html;犬は消せる>だけど似たようなものが増えると…。)
 ・ファイルがふえると、誤って消してしまったり…。
 ・下位の階層が見にくい。(インデンドが増えるともう…。もともとルールを決めた項目管理は苦手だし)
 ・項目同士の相互参照がしにくい(確かにマルチウインドウだが、編集してたのどっちの画面だったっけ?)
 ・見たくないあるいは見る必要のないものを隠せない(今、この階層以下は見なくてもいいんだよね)
 ・修正履歴は手動で残さなければならない(3月3日と3月5日に改変した。3月3日時点の計画ってどうだったっけ?)

18 :1〜10のまとめ5:2007/02/01(木) 02:58:12
■求めるツール
以下の条件を満たすもの
(1)『思いついたことを思いつくままにだらだらと書いたもの』を効率よく階層化出来ること
・階層、項目を簡単に切り離したり結合したり出来る
・階層にあてはまらないあるいは当てはめにくいものもを書く余地がある(案外そこに本質がある)。
    ・番号付けがしたくなったときに、効率的に各階層の項目に番号付けが出来る。(勝手に番号付けするのは困る)
    ・面倒な手続きを取らずとも、『階層構造化された内容』を『思いつきでいい加減に編集するモード』にチェンジ出来る(気分しだいでなにか意味不明なことを書き足せる)
    ・下位の階層が見にくくならない。(インデンドを最小限に)
・勝手な編集をしない(オートコレクトの糞野郎!!)

(2)項目同士の相互参照がしやすい
・リンクが張れる
    ・リンクした理由が書ける
    ・リンクを簡単に解除できる
・マルチウインドウで開ける

(3)スケジュールを視認化しやすい
 ・努力期限、事務的期限、許容期限の3種類の期限が設定できる
    ・『「○月○日、○時○分 に〜をする」ということからの設定』ではなく、階層化されたテキスト文書に
出来ればマウス操作だけで上記の3種類の期限をいれられる。
    ・階層化されたテキスト文書
    ・ガントチャートとカレンダーを出せる。(3月1日締め切りのものを1月に認識するにはガントチャートが欲しい)
    ・ガントチャートやカレンダーから、関係するテキストの場所に飛べる。
(4)見たくないあるいは見る必要のないものを隠せる

(5)修正履歴が残せる
   ・12月3日と12月5日に改変した。12月3日時点の計画ってどうだったっけ?


19 :11:2007/02/01(木) 13:59:07
アウトラインエディタとか良いかもね。

20 :Nanashi_et_al.:2007/02/01(木) 18:39:00
俺はOneNoteとOutlook(有料な方)でやってる

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